打ち合わせのあと

家づくりの打ち合わせの議事録の残し方　「言った・言わない」を防ぐ、5つの欄の書き方

2026年11月11日 ・ マドリセカンドの中の人（元施主）

「この前、こうお願いしましたよね？」「そのお話は聞いていなかったかもしれません」。家づくりの打ち合わせは回数が多く、決めることも細かいので、記憶だけで進めるとこうしたすれ違いが起きやすくなります。どちらかが悪いわけではなく、記録がないことが原因です。

結論を先に言うと、議事録は「決まったこと・お願いしたこと・持ち越し・宿題・次回」の5つの欄で短く残すのがいちばん続きます。きれいな文章でなくてかまいません。この記事では、そのまま使える型と、担当者さんへの確認の送り方をまとめます。

議事録があると、何が変わるのか

打ち合わせのあと、家族のあいだでも「キッチンの幅、結局どうなったっけ？」と覚えていることがずれることがあります。担当者さんも何組ものお客さんを受け持っているので、細かいところまで全部覚えておくのはむずかしいものです。

議事録があると、次のようなよいことがあります。

• 決まったことを、家族と担当者さんで同じように覚えておける
• 次の打ち合わせで、前回の続きからすぐ話せる
• 修正された図面に、お願いしたことが入っているか確かめられる
• あとで「なぜこうしたんだっけ」と迷ったとき、理由をふり返れる

とくに大事なのは、最後の「理由」です。決めたことだけでなく、なぜそう決めたかを1行残しておくと、あとで迷い直す時間がへります。

そのまま使える議事録の型（5つの欄）

ノートでもスマホのメモでもかまいません。打ち合わせごとに、次の型で1枚作ります。

書く量は、それぞれ1〜3行で十分です。長く書こうとすると続かなくなります。「お願いしたこと」と「宿題」はあとで確かめるものなので、番号を振っておくと、次の回に「1番と2番はどうなりましたか？」と聞きやすくなります。

「気になったこと」も1行残す

決まったことではなくても、説明を聞いてもやもやしたこと、家族の反応が分かれたことは、欄の下に1行書いておきます。その場では流してしまっても、あとで見ると「ここを聞き直したかった」と気づけます。次の打ち合わせで聞くことの種にもなります。

打ち合わせ中のメモのコツ

話しながらきれいに書くのはむずかしいので、打ち合わせ中は単語と数字だけで大丈夫です。図面のコピーに直接書きこむのも分かりやすい方法です。家族で行くなら「話す人」と「メモする人」を分けておくと、聞きもらしがへります。

数字が出てきたら、とくにていねいに書きます。部屋の広さ、窓の高さ、収納の奥行きなどは、あとで「何センチと言っていたか」が問題になりやすいところです。

担当者さんへの確認の送り方

議事録ができたら、要点だけを担当者さんに送って確かめておくと安心です。全部を送る必要はありません。「お願いしたこと」と「宿題」だけで十分です。疑っているように受け取られないよう、「自分たちの整理のため」という書き方にするのがコツです。

送るのは打ち合わせの当日か翌日がよいでしょう。返事が「その通りです」のひとことでも、おたがいに同じ理解でいることが確かめられます。担当者さんにとっても、宿題の抜けを防げるので助かることが多いはずです。

LINEでやりとりしているとき

担当者さんとLINEで話していると、大事な決めごとが雑談の中に流れていきがちです。LINEで決まったことも、議事録の「決まったこと」に書き写しておきましょう。日付とあわせて「（LINEで）」と添えておくと、あとで探すときにトークをさかのぼれます。

会社の記録と照らし合わせる

住宅会社が打ち合わせの記録を作ってくれる場合は、自分の議事録と見くらべます。ちがうところがあれば、次の打ち合わせの最初に確かめましょう。「記録とメモで少しちがっていたので、確認させてください」と言えば角は立ちません。

議事録を続けるための工夫

• 毎回同じ型を使う（欄が決まっていると迷わない）
• 前回の議事録を開いてから、次の打ち合わせに行く
• 家族で1か所にまとめる（夫婦で別々に書くと、あとで探しにくい）
• 図面の写真と議事録を、同じ日付で並べておく
• 終わったこと（通った・だめだった）には印を付けて、残りだけが目に入るようにする

宿題の欄が長くなってきたら、打ち合わせの宿題の管理のしかたのように、別の一覧に分けて管理するのもおすすめです。図面の修正をお願いするときの書き方は間取りの変更をうまく伝える方法にまとめています。

回を重ねると、議事録は家づくりの記録そのものになります。最後に家が建ったとき、「どうしてこの形にしたか」が分かる大事な資料にもなります。

マドリノートで残す

マドリノートでは、会社ごとに打ち合わせの記録を回ごとに残せます。

1. 打ち合わせで言ったこと・お願いしたことを書いておきます
2. 次の回に、それぞれ「通った・持ち越し・だめだった」の印を付けます。まだのものと持ち越しは、次に聞くことの先頭に出ます
3. 修正された図面を足すと、前回から要望がよくなったか、遠のいたかが分かります
4. 担当者さんの宿題と次の打ち合わせの日を残しておくと、近づいたときに角の立たない確認の文をコピー・LINEで送れます

打ち合わせ用の紙を印刷して持っていけば、その場で印を付けるメモ欄としても使えます。

次の打ち合わせの前に確かめたいこと

• 前回の議事録を読み返した？
• お願いしたことに番号を振って、確かめる準備をした？
• 持ち越したことについて、家族で話し合った？
• 自分たちの宿題（候補を選ぶ・測るなど）は終わっている？
• 会社の記録とちがうところはなかった？
• 今回メモする人を決めた？

よくある質問

まとめ

• 「言った・言わない」は記録がないことが原因。どちらが悪いわけでもない
• 議事録は5つの欄（決まったこと・お願い・持ち越し・宿題・次回）で短く
• 決めた理由を1行残すと、あとで迷い直さずにすむ
• お願いと宿題だけを、整理のためとして担当者さんに送って確かめる
• 毎回同じ型で、前回の議事録を見てから打ち合わせに行く